Mahu atau tidak, mesyuarat sudah menjadi salah satu dalam asam garam kehidupan seorang guru. Sememangnya akan ada mesyuarat sebelum pelaksanaan satu-satu program. Namun, seringkali saya mendengar rintihan dan keluhan daripada rakan-rakan guru, sesi mesyuarat terlalu lama, cakap tidak serupa bikin, mesyuarat lebih lama berbanding tindakan yang perlu dibuat.
Kenapa Perlu ada Mesyuarat?
Bagi yang merasakan mesyuarat ini leceh, sebenarnya mesyuarat ini perlu dibuat bagi mewujudkan punca kuasa untuk apa jua aktiviti dan tindakan. Setidak-tidaknya, jika berlaku sesuatu dalam aktiviti atau perkara tidak diingini, kita sudah tahu apa yang perlu dilakukan dan prosedur yang telah diverifikasi dalam mesyuarat.
Bukanlah itu sahaja sebenarnya fungsi mesyuarat, ianya juga adalah untuk memastikan perkara-perkara yang kita terlepas pandang dan mendapat kata sepakat dalam melaksanakan atau membuat sesuatu keputusan.
Mesyuarat Membosankan atau Terlalu Bos Oriented
Jika mesyuarat itu dilaksanakan semata-mata untuk membincangkan banyak hal, ianya akan menjadi terlalu lama dan membosankan.
Lebih-lebih lagi jika hanya satu pihak sahaja yang bercakap (bos) dan tidak melibatkan pandangan daripada individu lain. Sudahlah bercakap tidak berhenti, tidak pula menggunakan alat bantu lain untuk menarik perhatian rakan sejawat.
Cara Elakkan Mesyuarat Menjadi Bosan
Jangan bercakap terlalu lama dan Intonasi yang tidak sesuai.
Jika bercakap tentang sesuatu perkara, pastikan tidak melebihi 5 minit. Hanya maklumat penting yang perlu pendengar tahu sahaja. Jika perlukan perincian lanjut, sediakan dokumen tambahan untuk bacaan kemudian. Pastikan berobjektif.
Intonasi juga memainkan peranan. Jika bercakap dengan nada lembut atau perlahan tidak kena pada apa yang mahu disampaikan juga boleh menjadikan mesyuarat itu tidak menarik.
Gunakan Power Point sebagai bantuan, bukan fokus.
Apabila memberi satu-satu maklumat dan menggunakan Power Point atau alat persembahan lain, jadikan ia sebagai alat bantu bukan fokus. Maksud saya di sini adalah, dengan memastikan mata dan pendengaran mereka tidak terlalu lama pada persembahan itu. Elakkan daripada menyenaraikan semua maklumat dalam satu slide.
Gunakan Aplikasi dalam Membuat Undian
Ini lebih baik berbanding mengangkat tangan. Jika guru mempunyai kemahiran ICT, boleh gunakan Google Form untuk mewujudkan borang undian dan paparkan keputusan secara langsung. Ini dapat menjimatkan masa dan menjaga kerahsiaan. Tiadalah rakan-rakan yang berasa hati dan kata putus boleh dibuat terus dalam mesyuarat tanpa memerlukan sesi yang seterusnya.
Semoga apa yang dikongsikan ini dapat memberi manfaat kepada anda. Jom jadikan mesyuarat lebih efektif. Jika anda ada idea lain, apa kata kongsikan di bawah.